基本的に仕事に雑用などと言う意味のないモノはありません。（その作業目的をしっかり確認していれば、と言う前提ですが。）
ここで記載しているのは他者の雑用係になるのを（実質的に）無理強いされるのは良くない。という事です。
この他者の雑用係業務は、その上長次第で評価されたり、されなかったりしてしまうものです。上長のスタンスによる曖昧ゾーンに位置付けられてしまいがちです。また評価会議などでその評価を付けようとしても、それは当たり前業務でプラス評価に値しないと判定されがちです。
全ての業務には価値があって然るべきですが、心ない上長の配下になってしまうと、タダ働きさせられて報われない事が、残念ながらよくあるようです。
ですので自身の業務から「雑用」を可能な限り排除する努力をすべきだと思います。
そもそも雑用は上司のコレやっといて、と言う気軽な依頼によるモノが多いと思いますが、その業務をやった事もない上司が大して考えもせず依頼してくるモノは無責任依頼です。
簡単な業務なら自分でやるべきですよね！時々、自分の時給と他者の時給を比較して安いメンバーにやらせた方が効率的だと考えている勘違い上長がいたりします。コイツ最悪です。
個人的に思う理想形は、先ずは上長自らやってその効用と作業のコツ、作業負荷を理解した上で、配下メンバーに接続する事だと思います。（量・負荷も分からない業務を気軽にやっといて、と依頼するんじゃねえ！と）
安易な依頼をされた際の対策としては、現状の業務状況を伝えた上で、目的はなんなのか、それを実施する事でどんな効果が得られる見込みなのか、どれくらいの作業量を想定しているか、をイヤらしく責めるトーンではなくフラットに確認させてもらう事です。毎度こういう対話を仕掛けていけば、どんなにアホな上司も安直発注を止め、考えてから依頼するようになっていきます。粘り強くフラットなトーンで取組み続けましょう。
そもそもメンバーの方々は、そういったアドオン依頼を受ける前から一人前の仕事をしているはずなので、業務量に支障ないか、何かところてん式に止めても良い業務が無いかお互い検討するのを当たり前にしましょう。
ちなみにこのところてん方式は常に考えておいた方が良いですね。追加方式での新規業務依頼は、無駄なルーティン業務を押し出すキッカケにするのが良いです。
かつては必要だったのでルーティンに組み込まれたモノが数年を経てなぜ今やっているのか分からなくなってしまっているケースが非常に多いです。これって何故やってるんだっけ？その効用はなんだっけ？と考えるキッカケに使うのです。そうやって進めて行けば業務効率が絶対に高まります！
と言うことで、思いやりと業務効率、生産性は繋がっているものだと思います。常にこの事を忘れないようにしていたいですね！
バネチャンネル 